La boîte de réception est souvent le premier et le dernier outil que nous consultons chaque jour. Pourtant, faute d'une organisation rigoureuse, elle peut rapidement devenir une source de stress et de surcharge informationnelle. Maîtriser Outlook, ce n'est pas seulement savoir envoyer des e-mails, c'est transformer votre messagerie en un véritable centre de pilotage pour votre temps et vos priorités.
Au Guichet du Numérique, nous vous aidons à reprendre le contrôle sur votre flux de travail. Cette formation dédiée à la version classique d'Outlook explore toutes les facettes de l'outil : de la gestion fine des messages à l'automatisation par les règles, en passant par une utilisation stratégique du calendrier et des tâches. L'objectif est simple : faire en sorte que l'outil travaille pour vous, et non l'inverse.
Cette journée de formation pragmatique est idéale pour les professionnels souhaitant optimiser leur productivité quotidienne. Nous aborderons les fonctions de collaboration, comme la planification de réunions et le partage de contacts, tout en insistant sur les bonnes pratiques pour maintenir une boîte de réception claire et actionnable.
Grâce à des exercices concrets et une exploration détaillée de l'interface classique, vous découvrirez comment automatiser vos actions répétitives et structurer votre agenda avec efficacité. Toutes nos formations peuvent inclure une utilisation de l'IA sur base des besoins énoncés.
Modalités
Distanciel / Présentiel
Publics cibles
Employés / Indépendants / PME / Associations / Cadres
Durée
1 journée (9h à 16h30)
Prérequis
Outlook version antérieure à 2023
Difficulté
Participants
Max. 12 à 16 participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Maîtriser l'interface et les fonctionnalités clés de la version classique d'Outlook.
- Gérer efficacement les messages, pièces jointes et indicateurs de suivi.
- Organiser et personnaliser des calendriers pour optimiser la planification.
- Utiliser le gestionnaire de tâches pour structurer les priorités quotidiennes.
- Administrer et partager des contacts et groupes de contacts avec professionnalisme.
- Automatiser le tri des e-mails grâce à la mise en place de règles personnalisées.
La formation est entièrement modulable selon vos besoins : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format, matériel et aménagements spécifiques.
Tarifs communiqués sur demande : contact@guichetdunumerique.be
Programme de la formation
Environnement et Messagerie
- Exploration de l'interface et tour de table des attentes
- Optimisation de l'envoi/réception et des options (indicateurs, pièces jointes)
- Gestion des brouillons et organisation des dossiers
Calendrier Stratégique
- Configuration, personnalisation et affichages du calendrier
- Planification de rendez-vous et réunions collaboratives
- Mise en forme conditionnelle et ajout de calendriers tiers
Gestion des priorités et contacts
- Création et suivi des listes de tâches
- Administration efficace des contacts et groupes de contacts
- Partage et exportation de carnets d'adresses
Automatisation et Finitions
- Mise en place de règles pour le tri automatique des e-mails
- Options d'impression et gestion de la mise en page
- Mise en pratique finale et questions-réponses
Pédagogie
La formation repose sur une pédagogie active et pragmatique, alternant apports théoriques, démonstrations et exercices pratiques. Les participants apprennent par l’expérimentation, dans des situations proches de leur réalité professionnelle, afin de favoriser une appropriation concrète et immédiate des concepts abordés.
Évaluation
- Évaluation des attentes en amont de la formation
- Exercices pratiques de rédaction et d’optimisation de prompts
- Mises en situation professionnelles commentées
- Auto-évaluation du niveau de compréhension et d’autonomie en fin de formation
- Échanges et feedbacks continus avec le formateur ou la formatrice
Questions fréquemment posées (FAQ)
De nombreuses entreprises utilisent encore la version "classique" pour sa stabilité et ses fonctionnalités avancées. Cette formation garantit une maîtrise parfaite de cet environnement spécifique.
Une règle est une instruction automatique qui permet à Outlook de classer, déplacer ou supprimer vos messages dès leur arrivée selon vos propres critères.
Oui, nous verrons comment ajouter et superposer des calendriers pour avoir une vue d'ensemble de votre planning et de celui de vos collaborateurs.
Un rendez-vous occupe un créneau horaire précis dans votre agenda, alors qu'une tâche est une action à réaliser qui peut être suivie dans une liste dédiée.
Absolument. Sur demande, nous pouvons intégrer des outils d'IA pour vous aider à synthétiser vos messages ou à rédiger des réponses professionnelles plus rapidement.
Oui, la formation couvre la création, le partage et l'exportation de contacts ainsi que la gestion de groupes pour vos envois en nombre.
Oui, nous explorons les options de mise en page pour imprimer vos calendriers, e-mails ou listes de tâches de manière lisible.
Une connexion est nécessaire pour manipuler les e-mails en temps réel et pour les participants suivant le cours à distance.
Oui, vous recevrez un support PDF complet incluant des tutoriels et des références pratiques pour l'ancienne version d'Outlook.
Tout à fait. En maîtrisant le tri automatique et la gestion des tâches, vous réduisez drastiquement le temps passé à chercher l'information.