SharePoint est bien plus qu'un simple espace de stockage ; c'est le socle de la collaboration moderne au sein de l'écosystème Microsoft 365. Pourtant, nombre d'utilisateurs l'utilisent comme un simple serveur de fichiers traditionnel, passant ainsi à côté de la puissance des métadonnées, de la co-édition en temps réel et de la gestion intelligente des versions.
Au Guichet du Numérique, nous vous accompagnons pour transformer votre manière de gérer l'information documentaire. Cette formation vous permettra de comprendre l'architecture de SharePoint et de maîtriser les bibliothèques de documents pour en faire de véritables outils de travail collaboratif. Vous apprendrez à structurer vos fichiers de manière logique, sécurisée et accessible, mettant fin aux recherches interminables et aux doublons inutiles.
Cette journée intensive s'adresse aux professionnels souhaitant optimiser la gestion de leurs documents partagés. Nous explorerons les fonctionnalités avancées telles que l'extraction de documents, la gestion fine des droits d'accès et la synchronisation pour un travail fluide, que vous soyez au bureau, en déplacement ou hors ligne.
Grâce à des exercices pratiques centrés sur des cas réels, vous découvrirez comment sécuriser vos données sensibles et assurer la conformité de vos processus documentaires. Toutes nos formations peuvent inclure une utilisation de l'IA sur base des besoins énoncés.
Modalités
Distanciel / Présentiel
Publics cibles
Indépendants / Employés / PME / Associations
Durée
1 journée (9h à 16h30)
Prérequis
Compte Office 365 pro
Difficulté
Participants
Max. 12 à 16 participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Identifier les composants clés de SharePoint et comprendre son architecture.
- Créer et configurer des bibliothèques de documents et des listes personnalisées.
- Maîtriser les options avancées : versionnement, extraction et co-édition en temps réel.
- Organiser les données efficacement via l'utilisation de colonnes et de métadonnées.
- Gérer les autorisations et les paramètres de partage pour sécuriser les informations sensibles.
- Synchroniser des fichiers pour un accès hors ligne et une utilisation mobile.
La formation est entièrement modulable selon vos besoins : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format, matériel et aménagements spécifiques.
Tarifs communiqués sur demande : contact@guichetdunumerique.be
Programme de la formation
Introduction et Fondations
- Présentation de SharePoint : composants clés et évolution des versions
- Configuration et création de bibliothèques de documents adaptées
- Gestion courante : téléchargement, ajout et manipulation de fichiers
Organisation Intelligente
- Création et gestion de listes et colonnes d'informations
- L'art des métadonnées pour booster la recherche et la classification
Utilisation avancée et Collaboration
- Extraire, versionner et co-éditer : le travail à plusieurs sans conflit
- Options de partage sécurisées et collaboration en temps réel
- Synchronisation pour le travail hors ligne et usage sur mobiles
Sécurité et Conformité
- Gestion fine des autorisations et droits d'accès
- Récupération de documents via la corbeille et politiques de rétention
- Récapitulatif et session de questions-réponses
Pédagogie
La formation repose sur une pédagogie active et pragmatique, alternant apports théoriques, démonstrations et exercices pratiques. Les participants apprennent par l’expérimentation, dans des situations proches de leur réalité professionnelle, afin de favoriser une appropriation concrète et immédiate des concepts abordés.
Évaluation
- Évaluation des attentes en amont de la formation
- Exercices pratiques de rédaction et d’optimisation de prompts
- Mises en situation professionnelles commentées
- Auto-évaluation du niveau de compréhension et d’autonomie en fin de formation
- Échanges et feedbacks continus avec le formateur ou la formatrice
Questions fréquemment posées (FAQ)
OneDrive est votre espace de stockage personnel professionnel, alors que SharePoint est conçu pour la collaboration d'équipe et la gestion documentaire de toute l'entreprise.
Oui, c'est ce qu'on appelle la co-édition. SharePoint permet de voir en temps réel les modifications apportées par vos collègues sur le même fichier.
L'extraction (Check-out) permet de "verrouiller" un document pendant que vous le modifiez, empêchant ainsi d'autres personnes d'y apporter des changements simultanément.
SharePoint conserve un historique des versions. Nous verrons comment consulter ces versions et restaurer une version antérieure en quelques clics.
Oui, il existe une application mobile SharePoint qui permet de consulter vos documents et de rester connecté à vos espaces de travail partout.
L'IA peut faciliter la recherche intelligente de documents, suggérer des étiquettes (métadonnées) ou même synthétiser le contenu de longs rapports.
Oui, selon les politiques de sécurité de votre organisation, il est possible de partager des documents avec des partenaires externes via des liens sécurisés.
SharePoint possède une corbeille à deux niveaux qui permet de récupérer des documents supprimés pendant 93 jours.
Ce sont des informations descriptives (ex: Type de client, Date d'échéance) que l'on ajoute à un fichier pour le retrouver plus facilement qu'avec un simple nom de dossier.
Grâce à la fonction de synchronisation, vous pouvez travailler sur vos fichiers localement. Les modifications seront mises à jour sur SharePoint dès que vous retrouverez une connexion.