La gestion de projet et le suivi des tâches quotidiennes sont souvent les maillons faibles de la productivité en équipe. Entre les e-mails qui s'accumulent et les post-its qui se perdent, il est facile de perdre de vue les priorités. Microsoft Planner et To Do offrent une réponse structurée et visuelle pour transformer ce chaos en un flux de travail serein et maîtrisé.
Au Guichet du Numérique, nous vous apprenons à réconcilier vos objectifs d'équipe avec vos actions individuelles. Cette formation vous permettra de découvrir comment Planner organise vos projets collaboratifs via des tableaux intuitifs (Kanban), tandis que To Do centralise vos engagements personnels. En connectant ces deux outils, vous créez un écosystème où aucune échéance ne tombe dans l'oubli.
Cette journée de formation est une plongée pragmatique dans l'organisation moderne. Elle s'adresse aux professionnels qui souhaitent clarifier la répartition des tâches, suivre l'avancement des projets en temps réel et optimiser leur propre planning quotidien sans changer d'écosystème logiciel.
À travers des ateliers de configuration réelle, vous apprendrez à structurer des plans d'action et à synchroniser vos tâches Outlook pour une vision à 360°. Toutes nos formations peuvent inclure une utilisation de l'IA sur base des besoins énoncés.
Modalités
Distanciel / Présentiel
Publics cibles
Gestionnaires de projets / Managers / PME / Associations
Durée
1 journée (9h à 16h30)
Prérequis
Compte Office 365 professionnel
Difficulté
Participants
Max. 12 à 16 participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Maîtriser les concepts de Planner : plans, buckets, tâches et étiquettes.
- Organiser et prioriser le travail collaboratif au sein d'un groupe Microsoft 365.
- Utiliser Microsoft To Do pour gérer leurs listes de tâches personnelles et professionnelles.
- Optimiser leur journée grâce aux fonctions "Ma journée" et aux rappels intelligents.
- Synchroniser et lier les tâches entre Outlook, Planner et To Do.
- Appliquer les bonnes pratiques de gestion de projet et d'automatisation de workflow.
La formation est entièrement modulable selon vos besoins : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format, matériel et aménagements spécifiques.
Tarifs communiqués sur demande : contact@guichetdunumerique.be
Programme de la formation
Structure et Organisation des Plans
- Concepts clés : Plans, Buckets et organisation par étapes
- Gestion des tâches : échéances, priorités et étiquettes colorées
- Exploration de l'interface et création de nouveaux plans
Collaboration et Groupes Microsoft 365
- Compréhension et gestion des groupes/espaces de travail partagés
- Attribution de tâches et gestion des accès membres
- Personnalisation des vues personnelles et filtres avancés
Maîtrise de l'outil To Do
- Configuration de l'application et installation multi-appareils
- Création de listes par catégories et gestion des tâches récurrentes
- Utilisation de "Ma journée" pour une planification quotidienne efficace
Intégration et Écosystème
- Synchronisation avec Outlook et Planner
- Transformation d'e-mails en tâches actionnables
- Introduction à l'automatisation avec Power Automate
Pédagogie
La formation repose sur une pédagogie active et pragmatique, alternant apports théoriques, démonstrations et exercices pratiques. Les participants apprennent par l’expérimentation, dans des situations proches de leur réalité professionnelle, afin de favoriser une appropriation concrète et immédiate des concepts abordés.
Évaluation
- Évaluation des attentes en amont de la formation
- Exercices pratiques de rédaction et d’optimisation de prompts
- Mises en situation professionnelles commentées
- Auto-évaluation du niveau de compréhension et d’autonomie en fin de formation
- Échanges et feedbacks continus avec le formateur ou la formatrice
Questions fréquemment posées (FAQ)
Planner est un outil de gestion de projet collaboratif pour les équipes, tandis que To Do est un gestionnaire de listes de tâches personnel pour votre productivité individuelle.
Un bucket est une colonne ou une catégorie qui permet de regrouper les tâches par étapes (ex: À faire, En cours, Terminé) ou par thématiques.
Oui, toutes les tâches Planner qui vous sont assignées peuvent être synchronisées automatiquement dans une section dédiée de To Do.
Oui, "Ma journée" repart à zéro chaque matin pour vous permettre de décider consciemment de vos priorités du jour, sans être submergé par les restes de la veille.
Oui, To Do utilise des suggestions intelligentes pour vous aider à planifier votre journée en fonction de vos échéances et habitudes.
Absolument. Vous pouvez partager des listes entières pour collaborer sur des petits projets simples sans avoir besoin d'un plan Planner complet.
Planner est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365 Business et Enterprise. Nous vérifierons ensemble vos accès durant la session.
Oui, en marquant un e-mail avec un drapeau dans Outlook, il apparaît automatiquement dans votre liste de tâches To Do.
La formation introduit Power Automate pour créer des flux simples, comme la création automatique d'une tâche à partir d'un message Teams.
Oui, Planner et To Do disposent d'excellentes applications mobiles pour suivre vos projets et vos listes en déplacement.