Les tâches administratives sont le carburant invisible de toute organisation : nécessaires, répétitives… et très chronophages. Rédiger des e-mails, traiter des documents, extraire des données, publier une offre d’emploi ou produire un rapport structuré mobilise un temps précieux qui n’est plus consacré à l’essentiel. L’intelligence artificielle ouvre une voie crédible pour alléger cette charge, à condition de savoir où et comment l’employer.
Au Guichet du Numérique, nous abordons l’IA comme un assistant, jamais comme un remplaçant. Elle ne pense pas à votre place : elle vous aide à aller plus vite et plus loin, tout en vous laissant aux commandes. Cette formation adopte une approche accessible, pragmatique et ancrée dans le réel, pour intégrer l’IA dans vos processus administratifs sans perdre ni en précision, ni en contrôle, ni en valeur ajoutée humaine.
Sur une journée, vous découvrez comment exploiter l’IA pour optimiser vos tâches du quotidien : rédaction d’e-mails et de documents, extraction et gestion de données, recherche d’informations, création et publication d’offres d’emploi ou encore production de rapports clairs. Aucun prérequis technique n’est nécessaire : la formation s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux indépendants, au secteur non-marchand et aux structures de l’économie sociale.
À travers une méthode 100 % pratique — exercices concrets, apprentissage par essais et erreurs, mises en situation réelles — vous apprenez à automatiser intelligemment certaines étapes et à identifier les tâches répétitives sur lesquelles l’IA fait gagner le plus de temps. L’objectif : une autonomie durable et une maîtrise intuitive des outils, pour alléger votre charge de travail tout en gardant la pleine maîtrise de vos missions.
Modalités
Distanciel / Présentiel
Publics cibles
Entreprises / Indépendants / Secteur non-marchand / Économie sociale
Durée
1 journée
Prérequis
Aucun
Difficulté
Participants
Max. 15 participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
Automatiser la rédaction d’e-mails, de documents et de rapports à l’aide d’outils d’IA
Gagner en efficacité en intégrant l’IA dans la gestion des offres d’emploi et l’analyse de données
Simplifier la recherche d’informations et structurer rapidement des contenus administratifs
Optimiser leurs processus en identifiant les tâches répétitives à automatiser
La formation est entièrement modulable selon vos besoins : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format, matériel et aménagements spécifiques.
Tarifs communiqués sur demande : contact@guichetdunumerique.be
Programme de la formation
Introduction à l’IA appliquée à l’administratif
Concepts fondamentaux de l’IA générative et cas d’usage spécifiques au secteur administratif
Identification des besoins propres aux participant·e·s à travers une discussion interactive
Automatisation de la saisie et du traitement des données
Extraction automatisée d’informations depuis des documents (factures, contrats, etc.)
Exercices pratiques pour simplifier la gestion et l’analyse des données
Recherche d’informations avec l’IA
Techniques avancées pour optimiser les recherches en ligne
Utilisation d’outils comme Perplexity pour des recherches rapides et précises
Atelier : trouver et structurer des informations pertinentes pour des tâches administratives
Création et publication d’offres d’emploi
Élaboration d’annonces professionnelles adaptées aux besoins spécifiques
Optimisation du contenu pour attirer les meilleurs candidats
Automatisation des processus de publication
Rédaction efficace avec l’IA
Génération d’e-mails personnalisés et adaptés à divers contextes professionnels
Structuration et rédaction de rapports de réunion
Rédaction de documents professionnels précis et engageants
Optimisation des processus administratifs
Automatisation des tâches répétitives et chronophages
Atelier collectif : identifier des tâches à optimiser et appliquer des solutions concrètes avec l’IA
Ateliers pratiques et synthèse
Réalisation de tâches administratives en temps réel avec des outils d’IA
Mises en situation concrètes pour consolider les apprentissages
Échanges sur l’intégration de l’IA dans les processus quotidiens et session de questions-réponses
Pédagogie
La formation repose sur une pédagogie active et pragmatique, alternant apports théoriques, démonstrations et exercices pratiques. Les participants apprennent par l’expérimentation, dans des situations proches de leur réalité professionnelle, afin de favoriser une appropriation concrète et immédiate des concepts abordés.
Évaluation
- Évaluation des attentes en amont de la formation
- Exercices pratiques de rédaction et d’optimisation de prompts
- Mises en situation professionnelles commentées
- Auto-évaluation du niveau de compréhension et d’autonomie en fin de formation
- Échanges et feedbacks continus avec le formateur ou la formatrice
Questions fréquemment posées (FAQ)
Non. Aucun prérequis technique n’est demandé : la formation est conçue pour être accessible à toute personne souhaitant gagner du temps sur ses tâches administratives.
Non. L’IA est présentée comme un assistant qui automatise certaines étapes répétitives. Vous restez aux commandes et conservez votre valeur ajoutée humaine sur les décisions et le contrôle final.
La formation couvre notamment la rédaction d’e-mails, de documents et de rapports, l’extraction et la gestion de données, la recherche d’informations ainsi que la création et la publication d’offres d’emploi.
Oui. La formation est 100 % pratique : vous manipulez des outils d’IA accessibles, dont des solutions de recherche comme Perplexity, à travers des exercices et des mises en situation réelles.
Oui. Elle s’adresse aux entreprises, aux indépendants, au secteur non-marchand et à l’économie sociale. Les usages présentés sont applicables sans équipe dédiée ni budget important.
Oui. Un module est consacré à l’extraction automatisée d’informations depuis des documents (factures, contrats, etc.), accompagné d’exercices pratiques de gestion et d’analyse des données.
Oui. Vous apprenez à élaborer des annonces adaptées à vos besoins, à optimiser leur contenu pour attirer les bons candidats et à automatiser leur processus de publication.
La formation se déroule sur une journée complète, alternant apports, démonstrations et ateliers pratiques.
Oui. La méthode 100 % pratique et l’application en situation réelle visent une autonomie immédiate : vous repartez avec des usages simples et directement exploitables dans votre quotidien.
Oui. La formation est entièrement modulable : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format et aménagements peuvent être ajustés. La journée débute d’ailleurs par l’identification des besoins propres aux participant·e·s.