Les fonctions administratives croulent sous les documents à classer et les e-mails à traiter. Chaque jour, il faut trier, rédiger des réponses, retrouver une information dans un PDF, ressaisir des données d'une facture ou d'un formulaire. Un travail précieux, mais chronophage et répétitif.
L'intelligence artificielle change la donne. Bien utilisée, elle vous assiste pour classer vos documents, préparer des réponses, extraire automatiquement les informations utiles et fluidifier vos processus, tout en vous laissant le dernier mot.
Cette journée vous montre comment mettre l'IA au service de votre gestion documentaire et de vos e-mails, de manière concrète et responsable. Vous apprenez aussi à poser les garde-fous indispensables : validation humaine, protection des données et vigilance sur les erreurs.
Modalités
Distanciel / Présentiel
Publics cibles
Fonctions administratives : secrétariat, assistanat, accueil, back-office, services généraux souhaitant alléger la gestion des documents et des e-mails.
Durée
1 journée (7 heures)
Prérequis
Des notions de base sur l'intelligence artificielle sont recommandées (par exemple avoir déjà utilisé un assistant conversationnel). Une bonne aisance bureautique est attendue.
Difficulté
Participants
Max. 12 participants
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
Comprendre comment l'IA peut assister le tri, le classement et la rédaction au quotidien.
Mettre en place un tri et un classement automatiques de vos documents et e-mails.
Rédiger des réponses assistées par l'IA, fidèles à votre ton et à votre contexte.
Extraire automatiquement des données depuis des documents (factures, formulaires, courriers).
Combiner IA et automatisation dans un workflow simple et cohérent.
Poser des garde-fous : validation humaine, contrôle qualité et protection des données.
Adopter une posture critique et responsable face aux réponses générées par l'IA.
La formation est entièrement modulable selon vos besoins : objectifs pédagogiques, profil des participants, durée, format, matériel et aménagements spécifiques.
Tarifs communiqués sur demande : contact@guichetdunumerique.be
Programme de la formation
Vous découvrez comment l'IA peut absorber une partie du travail de tri qui rythme vos journées.
- Comment une IA analyse et catégorise un e-mail ou un document (objet, expéditeur, contenu).
- Mettre en place des règles de classement assistées : dossiers, étiquettes, priorités.
- Trier automatiquement les demandes entrantes pour les orienter vers le bon interlocuteur.
Vous appliquez ces principes à des exemples proches de votre quotidien.
Répondre aux mêmes demandes, jour après jour, mobilise un temps considérable. L'IA vous aide à préparer des réponses de qualité, plus vite.
- Rédiger des réponses types que l'IA adapte au cas de chaque interlocuteur.
- Donner à l'IA le bon contexte pour respecter votre ton et vos formulations.
- Relire, ajuster et valider avant envoi : l'humain garde la main.
Ressaisir des informations d'un PDF ou d'un formulaire est une source d'erreurs et de perte de temps. L'IA sait lire et extraire pour vous.
- Extraire les données clés d'une facture, d'un bon de commande ou d'un formulaire.
- Structurer ces informations dans un tableau exploitable.
- Vérifier la fiabilité de l'extraction et corriger les cas ambigus.
Vous manipulez des documents réels et mesurez le gain de temps concret.
La vraie puissance apparaît quand l'IA s'intègre dans une chaîne de traitement automatisée. Vous assemblez les briques vues précédemment.
- Enchaîner réception, tri, extraction et réponse dans un flux cohérent.
- Comprendre où placer l'IA et où conserver une action manuelle.
- Exemple complet : un document reçu par e-mail est classé, ses données extraites, et une réponse préparée pour validation.
Automatiser avec l'IA impose une vigilance particulière. Cette séquence vous donne les réflexes pour rester maître du processus.
- Repérer les erreurs et les approximations possibles de l'IA (informations inventées, contresens).
- Instaurer systématiquement une étape de validation humaine sur les points sensibles.
- Protéger les données personnelles et confidentielles : ce que l'on peut ou non confier à l'IA.
- Construire une charte simple de bon usage pour votre équipe.
Pédagogie
La journée combine démonstrations, ateliers pratiques et échanges à partir de situations réelles issues des fonctions administratives. Chaque outil est manipulé sur des cas concrets : e-mails, documents et formulaires représentatifs de votre quotidien. L'accent est mis sur une utilisation responsable de l'IA, avec la validation humaine comme fil conducteur. Vous repartez avec des méthodes directement applicables dès le lendemain.
Évaluation
- Mises en situation pratiques tout au long de la journée sur des documents et e-mails réels.
- Auto-évaluation des acquis au regard des objectifs pédagogiques.
- Construction d'un mini-workflow personnel intégrant tri, extraction et réponse assistée.
- Attestation de participation remise à l'issue de la formation.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Non, mais des notions de base sont recommandées, par exemple avoir déjà échangé avec un assistant conversationnel. La formation part de vos usages concrets et progresse pas à pas.
Non. L'objectif est de vous décharger des tâches répétitives pour vous recentrer sur ce qui a de la valeur. L'humain reste indispensable, notamment pour valider, décider et gérer les cas particuliers.
C'est un point central de la formation. Nous abordons la protection des données, la distinction entre informations confidentielles et non sensibles, et les précautions à prendre selon les outils utilisés.
Oui, cela arrive. C'est pourquoi nous insistons sur la validation humaine et le contrôle qualité. Vous apprenez à repérer les erreurs et les informations inventées avant toute utilisation.
Nous nous appuyons sur des assistants IA accessibles et sur des outils d'automatisation simples. L'objectif est de vous transmettre une méthode transposable, quel que soit l'outil que vous adopterez ensuite.
Oui. Les exercices reposent sur des situations proches de votre quotidien. Vous repartez avec des méthodes et un mini-workflow personnel prêts à être mis en œuvre immédiatement.
Tout à fait. Les usages présentés s'adaptent aussi bien à un service administratif d'entreprise qu'à une petite équipe, une association ou un service public souhaitant alléger sa charge documentaire.